Tipps zur Bildung des Vereinsvorstands

Die meisten Vereinssatzungen bleiben bei der Berücksichtigung der organisatorischen Bedürfnisse des Vereins weit hinter den rechtlichen Möglichkeiten zurück. Gerade Größe und Zusammensetzung des Vorstands sind ein typisches Beispiel dafür. Passende Satzungsregelungen ersparen nicht nur Probleme bei den Vorstandswahlen, sondern ermöglichen auch eine effizientere Leitung des Vereins.

Die Ämter

Die meisten Vereinssatzungen legen bestimmte Ämter innerhalb des Vorstands fest – wie 1. Vorsitzender, Kassenwart, Schriftführer usw. Weil diese Funktionen meist nicht näher definiert sind, haben diese Zuweisungen kaum Bedeutung. Der 1. Vorsitzende hat keine Sonderrechte, wenn es die Satzung nicht so vorgibt. Das Gleiche gilt für die Haftung des Vorstands. Auch hier haben die Vorsitzenden keinen Sonderstatus – es sei denn, sie sind die einzigen vertretungsberechtigten Mitglieder des Vorstands.

Die gesetzliche Vorgabe lautet lediglich, dass der Verein einen Vorstand haben muss. Er muss aus mindestens einer Person bestehen. Vorgaben für bestimmte Ämter gibt es nicht, das macht allein die Satzung.

Diese Aufgabenteilung erschwert es nicht selten, Kandidaten für die Ämter zu finden. Gerade der Posten des Vorsitzenden ist wegen der vermeintlich höheren Verantwortung oft schwer zu besetzen.

Die Lösung kann darin bestehen, auf eine Ämterzuweisung zu verzichten oder eine Ressortaufteilung dem Vorstand zu überlassen. Eine gleichverteilte Verantwortung erleichtert es, zur Mitarbeit im Vorstand zu motivieren. Die Satzungsregelung dafür könnte lauten: „Der Vorstand besteht aus x Personen. Jeweils zwei Vorstandsmitglieder vertreten den Verein gemeinsam gerichtlich und außergerichtlich. Über die interne Aufgabenverteilung entscheidet der Vorstand in seiner Geschäftsordnung, die der Mitgliederversammlung bekannt gegeben wird.“

Die Zahl der Vorstandsmitglieder

Zu den häufigsten Problemen bei der Wahl des Vorstands gehört, dass nicht alle vorgesehenen Ämter besetzt werden können – ein Problem, das sich ausschließlich aus der Satzung ergibt. Die Zahl der Vorstandsmitglieder muss nämlich nicht geregelt werden. Nur eine Mindestzahl muss festgelegt sein.

Es bietet sich deswegen an, die Größe des Vorstandes an die aktuellen Erforderlichkeiten anzupassen und diese ergeben sich nicht selten aus dem Mangel an Kandidaten. Finden sich nicht genug für die vorgesehenen Ämter, bleibt als Ausweg ohnehin nur eine Satzungsänderung. Besser ist hier vorzubauen. Etwa mit folgender Regelung: „Der Vorstand besteht aus mindestens zwei und höchstens fünf Personen, von denen jeweils zwei gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Über die Zahl der Vorstandsmitglieder entscheidet die Mitgliederversammlung bei der Bestellung des Vorstands.“

Effizienz in der Vorstandsarbeit

Eine zu große Anzahl von Vorstandsmitgliedern führt nicht selten dazu, dass Mitglieder gewählt werden, die nicht „miteinander können“. Aus schierem Mangel an Kandidaten findet sich manchmal sogar für vereinsbekannte Querulanten ein Posten. Ob es auch Sicht der demokratischen Willensbildung wünschenswert ist, alle Fraktionen in der Mitgliederversammlung im Vorstand abzubilden, mag dahingestellt bleiben; der Effizienz der Vorstandsarbeit ist es meist nicht förderlich. Zumal die Mitgliederversammlung durch ihr direktes Weisungsrecht ein gutes Kontrollorgan ist.

Außerdem wäre es wünschenswert, die Vorstandsmitglieder nach fachlicher Kompetenz auszuwählen. Hier bietet sich eine in der Organisationstheorie als Stabsmodell bekannte Lösung an: Neben die Leitungspositionen mit Entscheidungskompetenz werden Fachleute (ein Stab) gestellt, die nicht entscheidungsbefugt sind. Im Vereinsvorstand kann das in der Weise geschehen, dass der gewählte Vorstand selbst weitere fachlich versierte Vorstandsmitglieder bestellt. Der von der Mitgliederversammlung gewählte Kernvorstand wird also durch einen Fachvorstand ergänzt. Dabei bietet sich an, die Vertretungsberechtigung – und damit auch die Außenhaftung – auf den Kernvorstand zu beschränken:

„Der Vorstand besteht aus

  • drei Vorstandsmitgliedern im Sinne des BGB (Kernvorstand). Jedes dieser Vorstandsmitglieder ist einzeln vertretungsberechtigt.
  • weiteren Vorstandsmitgliedern ohne Vertretungsberechtigung (Fachvorstand), die vom Kernvorstand bestellt und abberufen werden. Über die Zahl der Mitglieder des Fachvorstandes, ihren Aufgabenbereich und ihre Amtsdauer entscheidet der Kernvorstand. Die Bestellung der Mitglieder des Fachvorstandes wird von der Mitgliederversammlung bestätigt. Die Mitgliederversammlung kann die Bestellung der Mitglieder des Fachvorstandes jederzeit widerrufen.“

Der Fachvorstand kann in seiner Entscheidungskompetenz dahingehend beschränkt werden, dass er kein Stimmrecht hat oder eine gegenüber dem Kernvorstand geringere Stimmgewichtung.

Flexiblen und angepassten Modellen der Vorstandsbildung sind kaum Grenzen gesetzt. Lediglich die Abberufung von Vorstandsmitgliedern durch die Mitgliederversammlung kann nicht ausgeschlossen werden.

Begrenzung der Haftung: Gesetzeslage vs. Praxis

Mit dem 2009 im Bundestag verabschiedeten Gesetz zur Begrenzung der Haftung von ehrenamtlich tätigen Vereinsvorständen wurden die Haftungsrisiken für ehrenamtlich tätige Vereinsvorstände auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit begrenzt. Es wäre jedoch ein Trugschluss, zu glauben, dass insofern die persönlichen Haftungsrisiken zu vernachlässigen wären. Der Geltungsbereich ist wesentlich geringer, als es zunächst den Anschein hat.

Die Schadenspraxis zeigt, dass insbesondere bei internen Auseinandersetzungen mit dem Vorstand häufig Pflichtverletzungen mit dem – wenn auch nur behaupteten – Vorwurf der groben Fahrlässigkeit verbunden sind. Damit liegt die Hürde für die Vorstandmitglieder so hoch, dass sie in die Defensive geraten und sich dann mit juristischem Beistand wehren müssen.

Vor gut fünf Jahren verabschiedete der Deutsche Bundestag das Gesetz zur Begrenzung der Haftung von ehrenamtlich tätigen Vereinsvorständen. Zielsetzung dieses Gesetzes ist es, sowohl die externe als auch die interne Haftung, also die Haftung gegenüber Dritten wie auch gegenüber dem Verein und den Mitgliedern des Vereins, für einen in Wahrnehmung seiner Vorstandspflichten verursachten Schaden zu verbessern und eine angemessene Begrenzung der zivil- und steuerrechtlichen Haftung für ehrenamtliche Vereins- und Stiftungsvorstände zu erreichen.

Der Geltungs- und Anwendungsbereich des Gesetzes ist jedoch weitaus geringer, als es zunächst scheinen mag, und gilt von vornherein nur für ehrenamtlich tätige Vorstandsmitglieder. Die Übernahme von Leitungsfunktionen in Vereinen wird daher im Gros der Fälle mit unveränderten erheblichen Haftungsrisiken verbunden bleiben. Zu nennen sind etwa größere Sportvereine und Vereine mit Ausrichtung auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, aber auch allgemein prosperierende Vereine.

Selbst bei ehrenamtlich tätigen Vorstandsmitgliedern kann – etwa mangels klarer Geschäftsverteilungsregeln – das Risiko bei einer Außenhaftung bestehen bleiben.

Die wesentlichen Regelungen lassen sich wie folgt aufgliedern:

Interne Haftungsbegrenzung

  • Vorstandsmitglieder haften nach der neuen Regelung des § 31a Abs. 1 BGB dem Verein für einen in Wahrnehmung ihrer Vorstandspflichten verursachten Schaden nicht, soweit dessen Verursachung lediglich auf leichter Fahrlässigkeit beruht. Die Haftung bleibt hingegen gegenüber der bisherigen Rechtslage unverändert, wenn dem Vorstand grobe Fahrlässigkeit oder gar Vorsatz bei der Verletzung einer ihm obliegenden Pflicht zur Last zu legen ist.
  • Liegt lediglich leichte Fahrlässigkeit vor, ist auch die Haftung gegenüber den Mitgliedern des Vereins ausgeschlossen, nicht hingegen bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.
  • Die Haftungsbegrenzung setzt eine ehrenamtliche Tätigkeit voraus. Diese liegt nur dann vor, wenn die Vorstandsmitglieder entweder unentgeltlich tätig werden oder nicht mehr als 720 Euro jährlich als Vergütung erhalten.

Externe Haftungsbegrenzung 


  • Haftet ein Vorstandsmitglied einem Dritten (außerhalb von Verein und Vereinsmitgliedern) gegenüber und liegt wiederum lediglich leichte Fahrlässigkeit vor, kann es vom Verein Freistellung von etwaigen Verbindlichkeiten verlangen (§ 31a Abs. 2 BGB).
  • Besteht der Vereinsvorstand aus mehreren Personen und ist eine Aufteilung einzelner Ressortzuständigkeiten schriftlich und vorweg erfolgt, besteht nach neuer gesetzlicher Regelung keine Überwachungspflicht der nicht ressortzuständigen Mitglieder des Vorstands mehr gegenüber dem zuständigen Mitglied. Diese Einschränkungen gelten hiernach für die Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten sowie für die Pflicht zur Abführung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages. Die Anlegung eines überzogenen Haftungsmaßstabs soll für nicht zuständige Vereinsvorstandsmitglieder durch Einfügung ergänzender Regelungen in Abgabenordnung und Sozialgesetzbuch vermieden werden.

Quelle: vereinsknowhow.de

D&O-Versicherung gegen trügerische Sicherheit?

Vereinsvorstände sollten sich trotz des – in der Praxis zu begrüßenden – aktuellen Gesetzes zur Begrenzung der Haftung von ehrenamtlich tätigen Vereinsvorständen nicht in trügerischer Sicherheit wiegen. Selbst wenn die Voraussetzung einer „Ehrenamtlichkeit“ erfüllt ist, wird die Inanspruchnahme auch von Vereinsvorständen verstärkt öffentlich diskutiert. Mitunter scheint die Beschäftigung mit dem Abschluss einer D&O-Versicherung ratsam.

Die sogenannte D&O-Versicherung als Haftpflichtversicherung für Geschäftsführer, Vorstände, und leitende Organe im Unternehmen oder Verein rückt zunehmend in den Blickwinkel der Aufmerksamkeit.

War eine Inanspruchnahme eines Vereinsvorstandes bislang die absolute Ausnahme und zumeist auf Extremfälle beschränkt, zeigt die Praxis eine deutliche Zunahme der Anspruchsgeltendmachungen, nicht zuletzt durch Insolvenzen von größeren Sportvereinen. Am bestehenden Haftungsrisiko und -potential sowie den steigenden Fallzahlen der Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber Vereinsvorständen wird sich durch dieses Gesetz insoweit nur sehr wenig ändern, während die Möglichkeit der Inanspruchnahme in der Öffentlichkeit weitaus präsenter wird.

Nachstehende einfache Beispiele verdeutlichen, dass das Haftungspotential eines Vereinsvorstands leicht unterschätzt werden kann.

  • So kann bereits nach der Gesetzesbegründung im Einzelfall gerade zum Schutz von Vereinsmitgliedern von den günstigen Regelungen einer Haftung gegenüber diesen durch gesonderte Satzungsregelung abgewichen werden, so dass durch den Verein selbst der bisherige Zustand erhöhter Haftung wiederhergestellt werden kann (Ergänzung in § 40 BGB abweichend von § 31a Abs. 2 BGB).
  • Die Haftung für die Erfüllung steuerlicher Pflichten knüpft ohnehin nur an grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz an (§ 69 AO), so dass die Haftungsbegrenzung von vornherein nur für nicht ressortzuständige Vorstandsmitglieder greifen könnte. Selbst der Umstand, dass eine Gesellschaft von einer Steuerberatungsgesellschaft mangelhaft beraten worden ist, entlastet dabei einen – ressortzuständigen – Vorstand nicht vom Vorwurf grob fahrlässiger Verletzung der steuerlichen Pflichten. Die Grenzen sind daher nicht sonderlich hoch, wenngleich die Gesetzesbegründung dies suggeriert.
  • Die Haftung für die ordnungs- und fristgemäße Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen knüpft weiterhin an die Erfüllung strafrechtlicher Normen an.
  • Selbst für nicht ressortzuständige Mitglieder greift die Haftungsbegrenzung nur bei vorweg bestehender Geschäfts- und Ressortverteilung. Hieran fehlt es häufig aufgrund mangelnden Problembewusstseins und nicht ausreichender externer anwaltlicher sowie steuerlicher Beratung.
  • Ein Vorstandsmitglied mit geringen Vergütungen muss sich gerade bei prosperierenden Vereinen des Risikos bewusst sein, Jahr für Jahr überprüfen zu müssen, ob die Voraussetzungen der Ehrenamtlichkeit (maximal Vergütungen von 720 Euro pro Jahr) noch vorliegen oder allgemeine äußerst strenge Haftungsmaßstäbe wie bei jedem sonstigen Unternehmensorgan Anwendung finden. Diese ständige Prüfung birgt regelmäßig Unsicherheiten bei der Bestimmung des zu beachtenden Pflichtenkreises.

Es erscheint daher gerade unter Berücksichtigung dieses Gesetzes mehr denn je sinnvoll, sich als Vereinsvorstand mit der Möglichkeit und Notwendigkeit des Abschlusses einer D&O-Versicherung zu beschäftigen. D&O-Versicherungen für Vereinsvorstände werden nötiger als bislang erkannt. Dies gilt auch für die Höhe vereinbarter Versicherungssummen. Diese sollten unter Berücksichtigung der aktuellen gesetzlichen Regelungen und einer sich ändernden Anspruchsmentalität ebenfalls überprüft und ggf. angepasst werden. (Quelle: vereinsknowhow.de)

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Sportvereine: Wichtige Gesetzesreformen 2013 – Teil III

Mit der Zustimmung im Bundesrat am 1. März diesen Jahres ist das neuen Gesetz zur Stärkung des Ehrenamts in Kraft.
In einer mehrteilige Serie beschäftigt sich das Online-Portal „vereinsknowhow.de“ mit den Reformen. Der abschließende Teil setzt sich auseinander mit den Änderungen beim Spendenrecht und mit der Ehrenamtlichkeit des Vorstandsamtes.

1. Reform des Gemeinnützigkeitsrechts: Änderungen beim Spendenrecht

Auch zum Spendenrecht enthält das Ehrenamtsstärkungsgesetz einige Neuerungen:

Gleiche Haftungstatbestände bei Aussteller- und Veranlasserhaftung

Nach § 10b Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) haftet der Spendenempfänger für die Richtigkeit der Angaben auf der Spendenbestätigung und die zweckgemäße Verwendung der Spendenmittel.

Unterschieden wird hier zwischen

  • der Ausstellerhaftung (für unrichtig ausgestellte Spendenbestätigungen)
  • und der Veranlasserhaftung (für die zweckentfremdete Verwendung von Zuwendungen)

Bei der Ausstellerhaftung war schon bisher ein Verschulden – ein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Handeln – vorausgesetzt. Die Veranlasserhaftung galt dagegen bisher auch ohne Verschulden und bei nur leichter Fahrlässigkeit.
Das wird durch die Neufassung des § 10b Abs. 4 EStG geändert. Künftig greift die Haftung in beiden Fällen nur noch bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz.

Anders als bei der Ausstellerhaftung gibt es bei der Veranlasserhaftung einen Durchgriff auf das Privatvermögen des gesetzlichen Vertreters (z. B. des Vorstands), wenn die Körperschaft die Haftungssumme nicht aufbringen kann. Durch die Gesetzesänderung verringert sich also das persönliche Haftungsrisiko.

Während bei der Ausstellerhaftung eine Reihe von Fällen denkbar sind, bei denen nur leichte Fahrlässigkeit vorliegt (z. B. bei der Bevollmächtigung von Personen für die Ausstellung von Spendenbescheinigungen oder dem Schutz des EDV-Systems gegen unbefugte Zugriffe bei maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen) ist eine leichte Fahrlässigkeit im Bereich der Veranlasserhaftung nur schwer vorzustellen. Fehlende Kenntnis z. B. über die zulässigen Verwendungszwecke bei Spendenmitteln würden regelmäßig schon eine grobe Fahrlässigkeit bedeuten. In der Praxis wird sich also bei der Haftungssituation kaum etwas ändern.

Umsatzsteuer als Teil des Spendenbetrags

Durch eine Ergänzung des Absatzes 3 in § 10b EStG wird klargestellt, dass bei Spenden aus Betriebsvermögen die Umsatzsteuer Teil des Spendenbetrags ist. Das ist nicht neu, sondern nur eine gesetzliche Klarstellung.
Nach § 3 Absatz 1b Nr. 3 UStG sind auch unentgeltliche Zuwendungen umsatzsteuerbar (sog. unentgeltliche Wertabgaben). Entnimmt ein Unternehmer Sachmittel oder Leistungen (Aufwandsspenden) aus seinem Betriebsvermögen für eine Zuwendung an eine gemeinnützige Organisation, muss er auf den Entnahmewert die Umsatzsteuer abführen. Die gemeinnützige Organisation darf die auf der Entnahme der gespendeten Sache lastende Umsatzsteuer in der Zuwendungsbestätigung mit bescheinigen. Der Wert bei Sach- und Aufwandsspenden ist also der Bruttopreis der Sachspende einschließlich der Umsatzsteuer.

Kein erhöhter Spendenabzug bei Verbrauchsstiftungen

Nach § 10b Absatz 1a EStG ist bei Spenden in den Vermögensstock einer Stiftung ein erhöhter Spendenabzug möglich. Im Jahr der Zuwendung und in den folgenden neun Jahren kann der Spender neben den üblichen Höchstbeträgen bis zu 1 Million Euro zusätzlich steuerlich geltend machen.

Der neue § 10b Absatz 1a Satz 2 EStG stellt klar, dass diese Regelung nicht für sogenannte Verbrauchsstiftungen gilt. Das sind Stiftungen, die nicht auf einen dauerhaften Erhalt des Vermögensstock ausgerichtet sind. Durch die Neuregelung des § 80 BGB wurde diese Sonderform der Stiftung gesetzlich verankert.

Doppelter Abzugsbetrag bei Ehepartnern

Ebenfalls gesetzlich geklärt ist jetzt in § 10b Absatz 1a EStG, dass der erhöhte Spendenabzugsbetrag in den Vermögensstock einer Stiftung für beide Ehepartner gilt. Werden Sie zusammen veranlagt, erhöht sich der Höchstbetrag auf 2 Millionen.

2. Reform des Gemeinnützigkeitsrecht: Ehrenamtlichkeit des Vorstandsamtes

Geklärt wird durch das Ehrenamtsstärkungsgesetz die Frage nach den rechtlichen Voraussetzungen für Vorstandsvergütungen. Bisher war umstritten, ob sich aus dem zivilen Vereinsrecht ergibt, dass Vergütungen an Vorstandsmitglieder zwingend eine satzungsrechtliche Grundlage brauchen.

Nach § 27 Abs. 3 BGB galt bisher, dass „auf die Geschäftsführung des Vorstands die für den Auftrag geltenden Vorschriften der §§ 664 bis 670 entsprechende Anwendung“ finden. Der Vorstand steht demnach in einem Auftragsverhältnis zum Verein. Diese Geschäftsbesorgung erfolgt nach § 662 BGB – auf den § 27 Abs. 3 BGB aber nicht verweist – unentgeltlich.

§ 27 Abs. 3 BGB erhält nun folgenden Zusatz: „Die Mitglieder des Vorstands sind unentgeltlich tätig.“

Dieses Vergütungsverbot ist aber nachgiebig. Nach § 40 BGB findet § 27 Abs. 3 „insoweit keine Anwendung, als die Satzung ein anderes bestimmt“. Das bedeutet aber, dass eine Aufhebung dieser Unentgeltlichkeitsklausel nur per Satzung möglich ist – nicht etwa durch Beschluss der Mitgliederversammlung.

Die Finanzverwaltung hat schon bisher die Auffassung vertreten, dass sich aus § 27 Abs. 3 BGB die Unentgeltlichkeit der Vorstandstätigkeit ergibt (AEAO, Ziffer 23 zu § 55 Abs. 1 Nr. 3). Mit Einführung der Ehrenamtspauschale wurde deshalb von gemeinnützigen Vereinen verlangt, ihre Satzung um eine entsprechende Vergütungsregelung zu ergänzen. Die Frist dafür lief zu Ende 2010 ab. Seitdem gelten Vorstandsvergütungen als gemeinnützigkeitsschädlich, wenn die Satzung sie nicht ausdrücklich erlaubt.

Das Vergütungsverbot umfasst aber nicht alle Zahlungen an Vorstandsmitglieder. Zulässig ist ein Aufwandsersatz – für Ausgaben in angemessener Höhe, die tatsächlich angefallen sind. Nach § 670 BGB hat der Vorstand darauf sogar einen gesetzlichen Anspruch.

Alle darüber hinaus bezogenen Leistungen sind Vergütung, d. h. offenes oder verschleiertes Entgelt für die geleistete Tätigkeit (z.B. Zahlungen für Gehaltsausfall, pauschale Aufwandserstattungen).

Die Finanzverwaltung erlaubt einen pauschalen Aufwandsersatz auch ohne entsprechende Regelung in der Satzung. Der Einzelnachweis der Auslagen ist danach nicht erforderlich, wenn pauschale Zahlungen den tatsächlichen Aufwand offensichtlich nicht übersteigen. Das gilt nicht, wenn durch die pauschalen Zahlungen auch Arbeits- oder Zeitaufwand abgedeckt werden soll (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 14.10.2009, IV C 4 – S 2121/07/0010).

Ob sich diese Regelung mit den Vorgaben des BGB deckt, ist fraglich. Auch ein pauschaler Aufwandsersatz sollte deswegen ausdrücklich per Satzung erlaubt werden.

Quelle: www.vereinsknowhow.de