Diese Maßnahmen sind für die SEPA-Umstellung im Verein erforderlich

Rechtsgrundlagen prüfen!
Grundlage für das Beitragswesen ist die Satzung des Vereins. Dazu gehören u. a. auch die Regelungen zur Erhebung der Beiträge und die Festlegung der Fälligkeit. Im Rahmen der Einführung des SEPA-Verfahrens muss der Verein zunächst also die Satzung, und in der Folge die Beitragsordnung und die Aufnahmeformulare, prüfen und ggf. anpassen. Eine Pflicht zur Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats kann sich nur aus der Satzung des Vereins ergeben.

Erforderliche Daten beschaffen
Das SEPA-Verfahren setzt voraus, dass der Verein eine Gläubiger-ID hat und die Bankdaten der Mitglieder auf die IBAN und die BIC umgestellt worden sind. Hinzu kommt, dass der Verein für jedes Mitglied eine Mandatsreferenz vergeben haben muss. Wenn diese Daten nicht vorliegen, kann der Verein nicht am SEPA-Verfahren teilnehmen.

Inkassovereinbarung mit Hausbank abschließen
Das künftige Verfahren und dessen Abwicklung muss mit der Hausbank des Vereins auf der Grundlage einer sog. Inkasso-Vereinbarung fixiert werden. Dazu muss der Vorstand nach § 26 BGB einen entsprechenden Vertrag mit der Bank abschließen.

Information der Mitglieder zwingend erforderlich
Die Mitglieder müssen rechtzeitig auf geeignete Art und Weise über die Einführung des SEPA-Verfahrens informiert und hingeführt werden. Dies betrifft sowohl die Altmitglieder, die bereits dem Verein eine Einzugs- und/oder Lastschriftermächtigung erteilt haben, als auch die neu eintretenden Mitglieder. Nach Einführung des SEPA-Lastschriftverfahrens müssen die Mitglieder vorab rechtzeitig vor dem Lastschrifteinzug vom Verein informiert werden.

Neue Lastschriftmandate mit den Mitgliedern vereinbaren
Die Einführung des SEPA-Verfahrens sollte generell dazu genutzt werden, den Beitragseinzug auf Grundlage einer Satzungsregelung nur noch per Lastschrifteinzug bei den Mitgliedern zu erheben. Ggf. müssen fehlende Lastschriftmandate schriftlich mit den Mitgliedern vereinbart werden, dies gilt auch für alle Neumitglieder.

(Quelle: verein-aktuell.de)

SEPA-Umstellung später – Neue Steuerregeln 2014

Vereinsführungen aufgepasst! Während die europaweit geltende Übergangsfrist zur Umstellung auf das neue SEPA-Zahlungssystem angesichts des schleppenden Fortschritts von der EU-Kommission um sechs Monate bis zum 1. August verlängert wurde, sind in Deutschland zum Jahreswechsel einige steuerliche Änderungen eingetreten. Zum einen ist das die Neuregelung des steuerlichen Reisekostenrechts zum anderen sind es Änderungen des Gemeinnützigkeitsrecht durch das Ehrenamtsstärkungsgesetz.

Steuerliche Änderungen zum Jahreswechsel

Auch dieses Jahr gibt es zum Jahreswechsel steuerliche Änderungen, die auch Vereine und gemeinnützige Einrichtungen betreffen. Zum einen ist das die Neuregelung des steuerlichen Reisekostenrechts zum anderen sind es Änderungen des Gemeinnützigkeitsrecht durch das Ehrenamtsstärkungsgesetz, die erst zum 1.01.2014 in Kraft treten.

Neue Regelungen zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten

Am 1.1.2014 tritt die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts in Kraft. Neu ist vor allem:

    • Die „regelmäßige Arbeitsstätte“ wird ersetzt durch die „erste Tätigkeitsstätte“. Das betrifft die steuerfreie Erstattung von Fahrtkosten durch den Arbeitgeber (auch bei Ehrenamtlern)
    • Bei den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen gelten kürzere Mindestabwesenheitszeiten.

Verlängerte Frist zur zeitnahen Mittelverwendung

Eine zeitnahe Mittelverwendung war nach der früheren Reglung des § 55 Abs. 1 Nr. 5 Abgabenordnung (AO) gegeben, wenn die Mittel spätestens in dem auf den Zufluss folgenden Kalender- oder Wirtschaftsjahr für die steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Gemeinnützige Organisationen hatten bisher also höchstens zwei Jahre Zeit, um zugeflossene Mittel für satzungsmäßige Zwecke einzusetzen.

Dieser Zeitraum wurde auf zwei Jahre erweitert. Es gilt das Zu- und Abflussprinzip. Es ergibt sich also ein Zeitraum von höchstens drei Jahren, innerhalb dessen die Mittel der satzungsgemäßen Verwendung zugeführt werden müssen. 
Diese Verlängerung der Mittelverwendungsfrist trat rückwirkend zum 1.01.2013 in Kraft. Die überhängigen Mittel aus 2013 müssen also nicht (wie nach der alten Regelung) bis Ende 2014 verwendet werden, sondern erst bis 2015.

Mittelweitergabe zur Vermögensausstattung anderer gemeinnütziger Körperschaften

Neu eingeführt wurde durch das Ehrenamtsstärkungsgesetz eine Rücklage für die Vermögensausstattung anderer steuerbegünstigter oder öffentlich-rechtlicher Körperschaften (§ 58 Nr. 3 AO). Diese Regelung gilt ab dem 1.01.2014.
Die Neuregelung erlaubt, dass „eine Körperschaft ihre Überschüsse der Einnahmen über die Ausgaben aus der Vermögensverwaltung, ihre Gewinne aus den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben ganz oder teilweise und darüber hinaus höchstens 15 Prozent ihrer sonstigen nach § 55 Absatz 1 Nummer 5 zeitnah zu verwendenden Mittel einer anderen steuerbegünstigten Körperschaft oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts zur Vermögensausstattung zuwendet.

Die weiteren Anforderungen für die Mittelverwendung sind:

  • Die aus den Vermögenserträgen zu verwirklichenden steuerbegünstigten Zwecke müssen den steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecken der zuwendenden Körperschaft entsprechen.
  • Die zugewendeten Mittel und deren Erträge dürfen nicht für weitere Mittelweitergaben verwendet werden.
Neu ist dabei nicht nur, dass eine zusätzliche Rücklagenbildung möglich wird, sondern dass es sich um Rücklagen mit expliziter Widmung für das Vermögen des Empfängers handelt. Mittel, die nach § 58 Nr. 2 AO (teilweise Mittelweitergabe) oder § 58 Nr. 1 AO (durch Förderkörperschaften) weitergegeben werden, müssten nämlich beim Empfänger zeitnah verwendet werden. Er kann sie also über den 10-Prozent-Anteil hinaus, der generell in eine freie Rücklage eingestellt werden darf, nicht dem Vermögen zuführen.

Nachholung bei der Bildung freier Rücklagen

Bisher sah die Finanzverwaltung eine streng auf das jeweilige Jahr bezogene Bemessung der Höchstgrenzen für die Bildung freier Rücklagen vor. Wurde die Höchstgrenze nicht voll ausgeschöpft, war eine Nachholung in späteren Jahren nicht zulässig (AEAO, Ziffer 15 zu § 58 Nr. 7).

Künftig gilt nach dem neuen § 62 Absatz 2 Nr. 3 AO: „Ist der Höchstbetrag für die Bildung der freien Rücklage in einem Jahr nicht ausgeschöpft, kann diese unterbliebene Zuführung in den folgenden zwei Jahren nachgeholt werden“.
Gemeinnützige Körperschaften können also künftig das nicht ausgeschöpfte Volumen für die freie Rücklage für zwei Jahre vortragen. Grundsätzlich erweitert sich dadurch das Potential für die Bildung freier Rücklagen.
Das gilt ab dem 1.01.2014. Wurde also in 2012 und 2013 die rechnerische Höchstgrenze für die Bildung freier Rücklagen nicht ausgeschöpft kann das in 2014 nachgeholt werden.

Dass der Höchstbetrag nicht ausgeschöpft werden kann, bedeutet, dass die liquiden Mittel geringer sind als die rechnerisch mögliche Rücklagenbildung. Die Berechnung der Höchstgrenzen erfolgt ja bezogen auf die Einnahmen (im ideellen Bereich) bzw. auf den Ertrag (in Vermögensverwaltung und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben). Diese Größen decken sich aber meist nicht mit den am Jahresende tatsächlich vorhandenen Mitteln.

Das ist typischerweise der Fall,

  • wenn zweckgebundene Rücklagen gebildet wurden, der Mittelüberhang also bereits dafür verwendet wurde,
  • wenn die überschüssigen Mittel für die Anschaffung von nutzungsgebundenen Anlagevermögen verwendet wurden, das erst über die Abschreibungen in den Folgejahren in die Gewinnermittlung eingeht,
  • weil im ideellen Bereich Bemessungsgrundlage die Einnahmen und nicht die Überschüsse sind. Hier kann also der Mittelüberhang kleiner sein als die Bemessungsgrundlage

Quelle: www.vereinsknowhow.de

Lastschriftverfahren: DOSB bereitet SEPA vor

Der DOSB hat anlässlich der bevorstehenden Einführung des SEPA-Lastschriftverfahrens für seine 98 Mitgliedsorganisationen und die 91.000 Sportvereine jetzt ein Informationspapier veröffentlicht, in dem auf die wichtigsten Änderungen hingewiesen werden. Für alle Lastschriftgläubiger gilt vom 1. Februar 2014 nur noch das neue SEPA-Lastschriftverfahren, beispielsweise beim Einzug von Mitgliedsbeiträgen.

Dies ist Folge einer im Frühjahr 2012 in Kraft getretenen Verordnung des Europäischen Parlaments, der sogenannten „SEPA-Verordnung“ (SEPA = Single Euro Payments Area). In dieser Verordnung wurde der 1. Februar 2014 als Enddatum für die nationalen Lastschrift- und Überweisungsverfahren festgelegt.

Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) hatte sich gemeinsam mit anderen Organisationen und Verbänden dafür eingesetzt, dass für bestehende Einzugsermächtigungen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden müssen. Dies ist in Deutschland durch die im Juli 2012 erfolgte Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Kreditinstitute für bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen erfreulicherweise gelungen.

Unabhängig davon bringt die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren aber weitere Aufgaben für die Sportorganisationen und Sportvereine mit sich. Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte aufgelistet, die von allen Lastschrifteinreichern zu beachten sind:

  1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen
  2. Inkasso-Vereinbarung mit Kreditinstitut
  3. Konvertierung in IBAN und BIC
  4. Buchhaltungssoftware / Vereinsverwaltungssoftware überprüfen
  5. Geschäftsausstattung anpassen
  6. SEPA-Lastschriftmandat klären
  7. SEPA-Mandatsverwaltung organisieren
  8. Vorabinformation (Pre-Notification) der Zahlungspflichtigen
  9. Fristen einhalten
  10. Überleitung bestehender Einzugsermächtigungen

“Die oben genannten Punkte machen deutlich, dass es bis zum Stichtag, dem 1. Februar 2014, einige wichtige Aufgaben zu erledigen gilt. Wir empfehlen daher allen, sich frühzeitig einerseits von ihren Hausbanken und andererseits von den Herstellern ihrer Buchhaltungs- bzw. Vereinsverwaltungssoftware über die erforderlichen Umstellungsarbeiten beraten zu lassen. Da das SEPA-Lastschriftverfahren bereits heute genutzt werden kann, sollte in diesen Beratungen auch ein möglichst optimaler Umstellungszeitpunkt für die jeweilige Sportorganisation bzw. den jeweiligen Sportverein festgelegt werden”, sagt Thomas Arnold, DOSB-Direktor Finanzen.

Das Informationspapier des DOSB, welches bis zum 1. Februar 2014 ggf. mehrfach mit neuen Details überarbeitet wird, liegt in der jeweils aktuellen Fassung abrufbereit auf der DOSB-Homepage unter der Adresse: www.dosb.de/sepa.

Quelle: DOSB